Waarom het aanspreken op gedrag onlosmakelijk is verbonden met HNW

Het Nieuwe Werken brengt veel veranderingen met zich mee. Er is geen sprake meer van een eigen werkplek, wel in veel gevallen van een paperless office, collega’s zitten vaak op verschillende plekken in het gebouw of werken vanuit een andere locatie (bv. thuis), kortom: het onderlinge contact is veranderd. De een kan daar wat gemakkelijker mee omgaan dan de ander. Sommigen zijn heel creatief in het bedenken van oplossingen om toch verzekerd te zijn van bepaalde ‘verworvenheden’. Ik denk bijvoorbeeld aan collega’s die expres vroeger op hun werk komen zodat ze op hun favoriete werkplek kunnen zitten. Of leidinggevenden die het zekere voor het onzekere nemen en een vergaderruimte elke week een dag laten inplannen ongeacht of dit nodig is of niet. Dan zijn ze in elk geval verzekerd van een vergaderruimte, mocht de situatie zich voordoen. Ook denk ik aan collega’s die regelmatig bellen (met luidruchtige stem) zonder daarvoor naar bepaalde functionele ruimtes te gaan. Gevolg daarvan is dat sommige stilteruimtes permanent bezet worden door collega’s die in alle rust willen werken.

HNW is dus tot op zekere hoogte bij veel organisaties vrij aardig ingevoerd. Daarmee ben je er echter niet. Het is van groot belang om ook de volgende stap te maken: aandacht te blijven geven aan het gedrag van de medewerkers. Om gedrag blijvend afgestemd te houden op HNW is het geven van feedback heel essentieel. Dit is voor veel mensen nog niet zo gemakkelijk. Tijdens mijn trainingen komt met grote regelmaat naar voren dat veel mensen het bijzonder lastig vinden om een ander aan te spreken op zijn of haar gedrag. Ze zijn bang om de ander te kwetsen of om hun relatie onder druk te zetten. Consequentie daarvan is dat ze dus weinig feedback geven en hopen dat het ‘probleem’ zich vanzelf oplost. Die kans is echter niet zo groot, bijna nihil zelfs. Nou ja, soms worden mensen overgeplaatst en dan is het probleem ook opgelost . Het is voor mensen erg lastig om eigen gedrag te veranderen als je niet weet dat een ander daar last van heeft. Daar zul je op gewezen moeten worden, alleen … wel op een manier waar je iets mee kunt.

Het aanspreken op gedrag wordt een stuk gemakkelijker als je onderstaande aandachtspunten daarbij in acht neemt. Als je op een zorgvuldige wijze feedback geeft doe je de ander daar juist een plezier mee en creëer je een leermoment. In hoeverre de ander daar optimaal gebruik van maakt is aan hem of haar. Het is een duidelijk, respectvol signaal dat je afgeeft. Hier volgen de aandachtspunten.

  • Geef feedback op het gedrag van de ander. We denken vaak dat we feedback geven op het gedrag van de ander, jammer genoeg blijkt dat niet altijd zo te zijn. Vaak geven we onbewust feedback op iemands identiteit. Als je bijvoorbeeld zegt dat iemand ‘lui’ is, of ‘onverantwoordelijk’ dan maak je daarmee ‘lui’ en ‘onverantwoordelijk’ heel erg groot. Waarschijnlijk hebben we allemaal wel als kind ooit eens gehoord dat we stout zijn. En we weten allemaal ook wel dat we naast ‘stoute’ dingen ook heel veel lieve dingen hebben gedaan. En daar zit nu precies de kern. Want je bent niet stout, maar je doet stout. Je bent niet onverantwoordelijk, je gedraagt je in een bepaalde situatie minder verantwoordelijk. De formulering hierbij maakt een wereld van verschil. Ga dus op zoek naar het gedrag van de ander waar je feedback op wilt geven en benoem dat. Vermijd hierbij het werkwoord ‘zijn’ omdat dat immers naar iemands identiteit verwijst. Overbodig om op te merken dat je het werkwoord ‘zijn’ juist wel moet gebruiken als het om positieve zaken gaat zoals ‘je bent geweldig’ of ‘je bent heel erg snel’ of ‘wat ben jij heerlijk collegiaal’.
  • Ga van ik, via je naar wij. De angst die veel mensen hebben om een collegiale relatie onder druk te zetten door het geven van feedback heeft veel te maken met het veelvuldig gebruik van het woord ‘je’. Veel beter is het om te benoemen wat het effect van het gedrag van de ander op jou is. Als jij bijvoorbeeld baalt van een luidruchtige collega kun je zeggen dat je je daardoor minder goed kunt concentreren. Of als je een vergaderruimte nodig hebt die ingeboekt is door een ander terwijl hij hem achteraf niet nodig heeft, dan kun je vertellen dat je daardoor veel tijd kwijt bent om een andere plek in het gebouw te zoeken. Je zoomt dus vooral in op het effect dat het gedrag van de ander op jou heeft. Je begint bij jezelf, je geeft aan wat de ander doet en vervolgens zoek je samen naar oplossingen. Je benadrukt het ‘wij’.
  • Vermijd het woord ‘maar’. Niets is zo vervelend bij feedback als het gebruik van het woordje maar. Vaak gaat dat zo. ‘Je bent een leuke collega maar je praat te veel’. Weinig collega’s die dan nog geloven dat ze leuk zijn, wat blijft hangen is dat ze te veel praten. Het grappige is dat het gebruik van het woord ‘maar’ zo ingeburgerd is dat veel mensen er haast (on)bewust op zitten te wachten. Soms wordt er rechtstreeks naar gevraagd als je een compliment krijgt: ‘en wat is de maar?’. Het gebruik van het woord maar zorgt ervoor dat iets positiefs meteen weer onderuit wordt gehaald door iets negatiefs. Hoe voorkom je dat? Echt heel eenvoudig: je vervangt het woord ‘maar’ door ‘en’. Zodra je dat woord gebruikt is er sprake van twee gelijkwaardige zaken. Een leuke collega kan immers best te veel praten.
  • Het effect van de communicatie is de respons die je krijgt. Aan de reactie van je gesprekspartner kun je aflezen of datgene wat je wilde bereiken met je communicatie ook als zodanig is overgekomen. Kijkt iemand bijvoorbeeld verbaasd dan kun je zeggen ‘Ik zie je verbaasd kijken, ben ik duidelijk overgekomen?’ Of als iemand niets zegt kun je, na een korte stilte waarin je hem of haar gelegenheid geeft om jouw feedback binnen te laten komen, aan hem of haar vragen ‘Hoe komt dit op je over?’. Jouw communicatie heeft altijd een bepaald effect en voor jou is het heel belangrijk om te weten wat dat effect dan precies is. Je merkt het aan de reactie van de ander, zowel verbaal als non-verbaal. Maak van dat moment gebruik om te controleren of de ander je begrepen heeft. Zo ja, mooi, want dat is precies wat je wilt. Zo nee, dan is dit het moment bij uitstek om kritisch naar je eigen communicatie te kijken. Maak daarbij gebruik van je gesprekspartner en vraag om feedback op jouw communicatie.

Bovenstaande aandachtspunten vragen wellicht wat oefening en voorbereiding. Daarbij is het goed om je te realiseren dat alles wat je aandacht geeft groeit. Aandacht geven aan positief geformuleerde feedback levert heel veel op. Voor jezelf en voor je omgeving. HNW waarin we elkaar niet of nauwelijks aangespreken op ons gedrag schiet zijn doel voorbij en verandert heel geleidelijk in ‘oud werken’. En daar willen we toch vanaf?

Het oefenen met aanspreken op gedrag komt uitgebreid aan de orde in het programma ‘QuickStart van HNW’ . Ben je geïnteresseerd en wil je meer weten? Klik hier voor meer informatie.

This entry was posted in Geen categorie. Bookmark the permalink.